Varte-konserni on yksi Suomen merkittävimmistä perheomistuksessa olevista talonrakennusalan yrityksistä, jonka vahvuutena on monipuolinen osaaminen. Varte on mukana rakentamassa monenlaisia hankkeita: asuinkerrostaloja, toimitiloja, korjausrakentamis- ja teollisuuskohteita sekä erityisosaamista vaativia julkisia rakennuksia, kuten kouluja ja päiväkoteja.
Toiminnanohjausjärjestelmä on investointi, joka auttaa kilpailukyvyn säilyttämisessä
Toiminnanohjausjärjestelmät ovat yritysten kalleimpia IT-investointeja, mutta myös välttämättömiä hankintoja kilpailukyvyn säilyttämiseksi toimialalla kuin toimialalla. Toiminnanohjausjärjestelmätoimittajan valinnalla on kriittinen vaikutus, että halutut edut pystytään saavuttamaan. Verkkopohjaiset toiminnanohjausjärjestelmät sisältävät usein myös hankintatoimintaa tehostavia toimintoja, jotka esimerkiksi parantavat toimittajahallintaa.
Modernit työvälineet tehostavat ja helpottavat päivittäistä työskentelyä
Pystyäkseen tarjoamaan henkilöstölle modernit työvälineet tehostamaan ja helpottamaan päivittäistä työskentelyä toimistossa ja työmailla, Varte päätyi vuonna 2020 valitsemaan Derigon Pro3-järjestelmän, joka on työkalu asiakasprojektien sekä sisäisten prosessien seurantaan ja hallintaan, samoin sillä on keskeinen rooli myös projektitoiminnan kehittämisessä.
Pro3 tarjoaa käyttäjille projektien toteutukseen sähköisen työtilan, joka yhdistää yrityksen toimintatavat, dokumenttienhallinnan sekä projektien raportoinnin yhdeksi helppokäyttöiseksi kokonaisuudeksi. Järjestelmän avulla projektitoimitusprosessi digitalisoidaan mahdollisimman kattavasti ja johtamisen tueksi tuodaan raportointinäkymiä, joiden avulla saadaan ajantasainen näkymä projektien tilanteeseen.
Kaikki projektit saatiin mukaan järjestelmään ensimmäisen vuoden aikana
Järjestelmän käyttöönotossa hyödynnettiin Derigon tuotteistettua käyttöönottomallia, jossa Varten toimintamalli kuvataan Pro3 -järjestelmään. Varten Pro3-järjestelmässä hyödynnettiin myös Derigon ja Congridin järjestelmien integraatiota, jossa mobiilityökaluilla kerättävä data tuodaan Pro3-järjestelmän raportointinäkymiin.
”Järjestelmän käyttöönotto ja koulutus alkoi vuoden 2020 kesällä ja ensimmäinen vuosi menikin pitkälti käyttöönoton puitteissa. Projektithan eivät ajoitu niin, että ne lähtisivät käyntiin samaan aikaan toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton kanssa, joten osassa hankkeita Pro3 on ajettu mukaan kesken projektin ja osassa se on ollut mukana alusta alkaen. Ensimmäisen vuoden aikana saimme kaikki parikymmentä projektia mukaan järjestelmään.” kertoo laatu-, työturvallisuus-, ja kehityspäällikkö Jyri Seppänen.
Koulutuksen sisältö suunnitellaan käyttäjäkohtaisesti
”Puolen vuoden aikana järjestelmän käyttöön koulutettiin eri rooleissa toimivia käyttäjiä toimistolla ja tukitehtävissä. Tuotannon ja hankinnan lisäksi myös kustannuslaskennan, myynnin, markkinoinnin henkilöstö saivat koulutuksen järjestelmän käyttämiseen ja kaikki koulutukset saatiinkin päätökseen 2021 tammikuussa. Hankinnassa järjestelmä on ollut varmasti suurimmassa roolissa, jota varten hankimme lisäosatyökalun toimittajarekisterin käyttöönottamiseksi. Tässä projektissa meitä auttoi yliopisto-opiskelijataustainen harjoittelija, joka puolen vuoden aikana paitsi siivosi vanhaa ja siirsi ajantasaista tietoa toimittajahallintarekisteriin. Hän teki myös gradunsa uuden toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotosta ja sen hankintatyökalun kehityksestä.
Järjestelmän tai ennemminkin työkalun käyttöönotto on helppoa. Derigo koulutti minut ja alussa tukitoiminnoissa apuna toimineen Tatu Peiposen. Tukitoiminnan tarpeen vähentyessä Tatu siirtyi talossa muihin tehtäviin ja sisäinen koulutus tapahtuu nykyisin käytännössä minun toimestani.
Henkilökunnan yleiskoulutus kestää noin kolme tuntia, jossa käydään taustaa läpi aloittaen intrasta, siirtyen projektipuolen kouluttamisen kautta lisätoiminnallisuuksiin. Koulutuksen sisältö on käytännön läheistä ja muuttuu roolien sekä käyttäjien tarpeiden mukaan. Tämä pitää mielenkiinnon yllä ja henkilökohtaisuuden vuoksi järjestelmä onkin meillä hyvin jalkautunut. Pro3:n vahvuus tulee esiin myös siinä, että monet uudet työntekijät ovat tottuneet käyttämään järjestelmää jo edellisissä työpaikoissaan.
Olemme tehneet paljon pieniä lisätilauksia Derigon suuntaan – hienosäädetty olemassa olevia, kerätty käyttäjäpalautetta. Otimme järjestelmän käyttöön pikaisella aikataululla ja emme takertuneet pikkuseikkoihin, se perusajatus ja idea; rautainen prosessi luotiin hyväksi, mutta käyttöönotolle annettiin mahdollisuuksia kokeilla asioita, mitkä koettiin toimiviksi. Käyttäjät ovat pitäneet, että he ovat voineet vaikuttaa ja antaa palautetta, jonka johdosta asioita onkin muutettu ihan lennostakin.” arvioi Seppänen.
Tunnuslukujen ansiosta olemme viisaampia ja saamme vertailua
”Olemme päässeet kehittämään mm. kojelautanäkymiä, joissa on tehty paljon integraatioita meidän toimittajien tai kumppaneiden järjestelmiin, joissa Pro3 käy hakemassa tietoja, joissa tunnisteena toimii kaikille toimijoille yhteinen projektin työnumero. Mikä parasta, käyttäjien ei tarvitse enää erikseen kirjautua toisen toimijan järjestelmiin, näitä ovat mm. jätehuolto, kalustokeskukset, laatu- ja työturvallisuustyökalut ja talouden järjestelmät.”
”Olemme jalostamassa kertynyttä dataa ja sen avulla tarkentamassa kojetaulunäkymää ja siten esimerkiksi ulkopuolelta voidaan tuoda jätehuollosta toimitettuja jätemääriä jätehuollon palveluihin tai työmaan talousluvut talouden järjestelmistä. Samalla kun meillä on volyymit ja mitä rakennetaan tiedossa jo Pro3:ssa eli paljonko neliötä ja bruttokuutioita rakennetaan. Näiden tietojen pohjalta pystymme johtamaan ja laskemaan erilaisia tietoa lisääviä ja vertailukelpoisia tunnuslukuja sekä toteuttamaan tavoitteellisia mittareita projektiemme eri osa-alueille.” Seppänen kertoo.
Kehitämme tuotetta kumppaneina
”Yhteistyö Derigon kanssa on toiminut hienosti ja olemme saaneet toteutettua haluamamme muutokset ja uusiakin tilauksia on jo laitettu sisään, esim. työturvallisuuden raportointia tullaan kehittämään jatkossa. Projektinhallinnan lisäksi järjestelmää hyödynnetään myös Pro3 laajennusten avulla yrityksen sisäisessä viestinnässä ja toimittajien hallinnassa sekä laadun varmistamisessa.
Vuoropuhelu on toiminut molempiin suuntiin ja jos olemme miettineet jotain ratkaisua, niin Derigo on kertonut tilanteen ja tehnyt myös taustatyötä selvittäessään; mitä maailmalla on tarjolla, miten niitä on toteutettu ja mitä Derigo pystyy tekemään toiveen toteuttamiseksi. Me olemme sitten yhdessä rehellisesti punninneet, miten Varten kannattaa asian kanssa edetä, tarkoitti se sitten Derigon ratkaisua tai jotain muuta. Tämä kertoo yhteistyön syvyydestä ja syntyneestä luottamussuhteesta”, kiittelee Seppänen.
Yhteinen alustaratkaisu auttaa kehitystyössä
”Tulevaisuudessa tekoäly tulee varmasti vahvemmin mukaan helpottamaan arkisia rutiineja, mutta rakentamisessa ollaan vielä aika kaukana teollisesta tehdastuotannosta, vaikka esivalmistusasteet jatkuvasti tuotteilla lisääntyvätkin. Toki pitää muistaa, että valinnat eivät ole yksi meidän käsissämme, vaan meillä on mukana myös viranomaiset, lainsäädäntö jne., jotka määrittelevät vaatimukset. Näihin muutoksiin meidän on oltava valmiita ja pystyttävä reagoimaan, joten siksi haluammekin olla tekemisessä alustaratkaisun kanssa, joka on käytössä usealla meidän alamme yrityksellä ja josta haetaan kehityspintaa.” summaa Jyri Seppänen.
Ei kommentteja vielä