Pemamek Oy on maailman johtava hitsaus- ja tuotantoautomaation toimittaja, jolla on toimipisteet Suomen lisäksi Saksassa, Amerikassa, Brasiliassa, Puolassa, Espanjassa ja Italiassa. Yrityksen palveluksessa on noin 350 työntekijää ja yrityksen liikevaihto vuonna 2022 oli 64,7miljoonaa.
Pro3-järjestelmää on käytetty Pemamek Oy:lla 2019 marraskuusta lähtien. Järjestelmän käyttöönotossa ja käytössä ovat olleet hyvin tiiviisti mukana Pemamekin projektipäällikkö Samuli Alppiranta sekä projektijohtaja Jani Hollo.
Jani Hollo on työskennellyt Pemamekilla vuodesta 2006 lähtien ja tehnyt alusta asti projektityötä ensin projektipäällikkönä ja myöhemmin projektijohtajana. Hollo on Pro3- järjestelmän niin kutsuttu heavy user, joka käyttää järjestelmää tehokkaasti oman työnsä tukena ja on myös järjestelmäprojektin omistaja.
Projektipäällikkö Samuli Alppiranta on työskennellyt Pemamekilla 5 vuotta. Alppirannan toimenkuvaan kuuluu projektien läpivienti aina suunnittelusta asiakkaalle luovutukseen asti. Alppiranta toimii Pro3 järjestelmän pääkäyttäjänä, jolloin hän järjestelmän päivittäisen käytön lisäksi vastaa mm. järjestelmän sisällön ja toimintojen muokkauksesta sekä toimii yrityksen Pro3 käyttäjien tukena.
Tavoitteena yhtenäiset toimintamallit yrityksen kasvun tueksi
Pemamekin toiminnan laajentuessa ja henkilömäärän kasvaessa haluttiin yhdenmukaistaa yrityksen toimintamalleja jota varten tarvittiin järjestelmä, joka ohjaa työntekijöitä toimimaan yrityksessä määriteltyjen prosessien ja toimintaohjeiden mukaisesti. Hollon mukaan haluttiin myös järjestelmä, jonka avulla voitaisiin helposti näyttää yhdenmukainen toiminta ja sen jatkuva kehittäminen ulkoisissa laatuauditoinneissa.
Vertailujen jälkeen Pemamek valitsi Pro3 -järjestelmän, jonka he kokivat vastaavan parhaiten heidän asettamiaan toiminnallisia kriteereitä.
Järjestelmän valinnassa vaihtoehtoina oli erilaisia laajoja ja monimutkaisia järjestelmiä, jotka koettiin kuitenkin liian raskaiksi erityisesti järjestelmän sisällön ja toimintojen asiakaskohtaisten konfigurointien osalta. Tämän lisäksi haluttiin, että järjestelmä olisi tarpeeksi ketterä ja muokattavissa oleva Pemamekin toiminnan kasvaessa voimakkaasti.
”Pyrimme tunnistamaan meille erityisen tärkeät asiat ja saamaan niitä vastaava järjestelmä. Halusimme myös varmistaa, että uusi järjestelmä ohjaa meitä toimimaan sertifioidun laatujärjestelmämme mukaisesti, kun projekteja viedään läpi”, summaa Hollo.
Pro3 -järjestelmän käyttöönotto
Derigon ja Pemamekin yhteistyö alkoi marraskuussa 2019. Pemamekilla oli jo visio siitä, mitä järjestelmään halutaan ja mitä sisältö mahdollisesti voisi olla, joten lähtökohdat olivat melko selkeät. Helmikuussa 2020 yrityksellä oli jo ensimmäinen versio testikäytössä ja järjestelmää alettiin ottaa käyttöön pikkuhiljaa projektiosastoilla projekti kerrallaan. Käyttöönotto kesti kokonaisuudessaan noin neljä kuukautta. Käyttöönoton aikana Pemamekin ja Derigon yhteinen projektiryhmä tekivät jatkuvaa yhteistyötä varmistaen laadukkaan lopputuloksen.
Käyttöönotto aloitettiin projektinhallintajärjestelmällä, jonka jälkeen on otettu käyttöön erilaisia Pro3 laajennuksia, esimerkiksi riskienhallinta, sähköiset lomakkeet ja salkkuraportti. Jani Hollon mukaan järjestelmän käyttöä halutaan jatkossakin laajentaa askel kerrallaan toiminnan laajentuessa mm. uusien Pro3 laajennusten ja järjestelmien välisten integraatioiden avulla.
Pro3 käyttökokemuksia
Pro3 on ensisijainen järjestelmä Pemamekin projektiosastolle, jonka lisäksi suunnittelu ja operatiivinen toiminta hyödyntävät järjestelmää. Myös yrityksen laatu- ja kehitysasiat ovat järjestelmässä, josta löytyvät mm. kaikki laatujärjestelmään liittyvät tiedot sekä sisäisiin hankkeisiin liittyvät tiedostot.
Projektin työtilasta Alppiranta kertoo löytävänsä projektiin liittyvät tiedostot ja tiedot helposti, sekä tietää mitä missäkin vaiheessa projektia pitää tehdä. Lisäksi hän näkee koko yrityksen projektien salkkuraportista hyvän kokonaiskuvan esim. aikatauluista ja kuormituksista.
Pro3:sta käytetään Pemamekilla päivittäin esim. dokumenttien lukemiseen, tärkeiden sähköpostien tallennukseen, tehtävien hallintaan sekä projektin päätapahtumien seurantaan.
Lisäksi Hollon mukaan johtoa varten määritellyistä raportointinäkymistä voidaan kätevästi näyttää projektien eri vaiheiden reaaliaikaiset tilanteet.
”Projektit voivat kestää useammankin vuoden, joten kun täytyy palata aiemmin tuotettuun oleelliseen tietoon, sen voi hakea kätevästi Pro3:sta”, Hollo kertoo.
Samuli Alppiranta kertoo järjestelmän muistuttavan hänelle, mitä tehtäviä tulisi milloinkin tehdä ja missä aikataulussa, sekä mitä projekteilla tulee seuraavaksi tapahtumaan. ”Asiat tulevat tehtyä aikataulussa ja järjestelmä ohjaa käyttäjää projektin etenemisen mukaisesti. Lisäksi laajojen hakutoimintojen avulla dokumenttien haku on todella tehokasta”, Alppiranta toteaa.
Pro3- käyttäjät ovat Alppirannan mukaan olleet tyytyväisiä järjestelmään eikä negatiivista palautetta ole juurikaan tullut. Pääkäyttäjänä Alppiranta on saanut joitain kehitysideoita mm. erilaisiin lomakkeisiin, joita hän pystyy luomaan ja muokkaamaan tarpeiden mukaan.
Järjestelmän pääkäyttäjillä on Derigon omat palveluvastaavat, joilta saa tarvittaessa tukea järjestelmän käytössä ja kehityksessä. ”Saamme hyvää tukea järjestelmän käytössä ja kommunikointi on toiminut hyvin. Saamme aina nopeasti vastauksen mieltä askarruttaviin kysymyksiin”, Alppiranta kommentoi.
Uuden toimintamallin tuottamat hyödyt
Pemamekilla koetaan tärkeäksi, että he voivat varmistaa toimivansa projekteissa samalla tavalla ja että kriittinen projektidokumentaatio on tallessa ja varmistettuna, eikä ihmisten omilla tietokoneilla tai sattumanvaraisessa järjestyksessä verkkolevyillä. ”Päivittäinen työ projekteissa helpottuu Pro3- järjestelmän avulla, kun esimerkiksi muistiot, tärkeät sähköpostit, kriittisimmät dokumentit ja projektiraportit löytyvät helposti tietyistä paikoista ja ovat aina ajan tasalla”, Alppiranta kommentoi.
Hollon mukaan järjestelmän avulla he voivat antaa myös asiakkaalle erittäin laadukkaan kuvan toiminnastaan, koska heillä on vakioitu tapa toimia ja he pystyvät esittämään helposti tarvittavat dokumentit. Esimerkiksi riskienhallintatyökalulla raportoidut riskit ovat Pro3:n avulla helppo esittää. ”Pro3 säästää aikaa, kun johtamisjärjestelmään pohjautuvat dokumenttipohjat ja toimintamallit tulevat automaattisesti järjestelmästä. Näin myös asiakkaamme voivat olla varmoja, että toimimme laadukkaasti ja yhtenäisen toimintamallin mukaisesti”, Hollo summaa.
Pemamekilla on oltu erittäin tyytyväisiä järjestelmän muokattavuuteen heidän tarpeitaan vastaavaksi. ”Erityisen hyvää Derigon palvelussa on ollut se, että olemme saaneet aina apua kun olemme sitä tarvinneet. Ongelmiimme on löytynyt ratkaisuja ja järjestelmää on saatu muokattua meidän näköiseksemme. Isoissa järjestelmissä olisi jäänyt paljon osioita käyttämättä ja muunneltavuus olisi ollut todella vaikeaa”, Hollo kertoo.
”Voimme suositella Pro3- järjestelmää yrityksille, joiden tahtotilana on yhdenmukaistaa toimintamalleja, parantaa yrityksen sekä projektien ohjattavuutta ja tuottavuutta”, Hollo ja Alppiranta kommentoivat.
Ei kommentteja vielä