Kokousten suunnittelu ja järjestelmällisyys korostuu etenkin etäkokouksissa. Jotta kokous menee sujuvasti ja tuottaa haluttuja tuloksia, pitää esitykset, dokumentit, tehtävät ja päätökset olla helposti löydettävissä. Olemme Derigossa huomanneet, että vaikka yrityksillä on olemassa monia erilaisia työvälineitä tukemaan etäkokouksia, silti vähintäänkin viimeisimmät dokumentit ovat ’jonkun’ omalla koneella.
Yhteistyössä asiakkaiden kanssa olemme kehittäneet palvelun, joka on suunniteltu tukemaan kokouksia. Pro3 Meeting Master on kehitetty erityisesti erilaisten johtoryhmien ja yksikköjen kokousten tehtävien ja sisällön hallintaa varten.
Palaverien hallintaan liittyy usein samankaltaisia haasteita:
- Mitä päätöksiä viime palaverissa on tehty ja kenen vastuulla niiden toteutus on
- Mikä on annettujen tehtävien tilanne
- Mihin palaverin esityslista ja pöytäkirjat on tallennettu
- Mihin palaveriin liittyvät materiaalit on tallennettu
Pro3 Meeting Masterin avulla voidaan hallita kaikkia näitä asioita ja tehostaa kokoustyöskentelyä merkittävästi.
Pro3 Meeting Master laajennuksen päätoiminnallisuudet ovat seuraavat:
- Etusivu
- Näet menneet ja tulevat palaverit, viimeisimmät dokumentit palavereista sekä niissä tehdyt päätökset
- Kokoustyötila
- Kaikki kokoukset listaantuvat aikajärjestyksessä
- Kalenterinäkymä ja vuosikello
- Vuosikello antaa nopean näkymän tärkeisiin ajankohtiin
- Kokouslista
- Tiedostot
- Jokaisen kokouksen liitteet löytyvät saman välilehden alta
- Tehtävät
- Kokousten aikana tehdyistä päätöksistä voidaan tehdä tehtäviä, joihin merkitään vastuuhenkilö ja niitä pystytään seuraamaan
- Tehtävien etenemistä on helppo seurata
Pro3 Meeting Masterin avulla kokouksiin liittyvät dokumentit ja niissä tehdyt päätökset löytyvät kätevästi samasta paikasta, jolloin tiedon haku on nopeaa ja helppoa. Lisäksi kaiken tiedon jako osallistujien kesken on vaivatonta.
Kokousten aikana tehdyistä päätöksistä voidaan tehdä tehtäviä, joihin merkitään vastuuhenkilö. Tehtävien etenemistä on helppo seurata reaaliajassa, jolloin kaikki ovat perillä siitä, missä vaiheessa kukin tehtävän suorittaminen on.
Meeting Masteriin on mahdollista saada myös vakioidut lomakepohjat, kuten esimerkiksi agenda, muistio ja pöytäkirja.
Pro3 käyttäjälle Meeting Masterin käyttöönotto on erittäin helppoa ja nopeaa. Lisäosan ominaisuudet ovat käyttäjälle niin helppoja, että sujuva käyttöönotto onnistuu jo yhden etäpalaverin jälkeen.
Jos haluat kuulla lisää, ole yhteydessä:
Jussi Rantala
Projektit ja palvelut
(+358) 400 200 005
jussi.rantala@derigo.fi
Derigo Oy
Ei kommentteja vielä