Projekteissa on yleensä paljon dokumentaatiota, jonka tulisi olla helposti projektin kaikkien sidosryhmien käytettävissä. Dokumentteja lähetetään päivittäin sähköpostilla edestakaisin, jolloin ne myös usein häviävät tai eivät löydä perille asiakkaille halutussa aikataulussa.
Pro3 Extranetin avulla projektin dokumentteja voidaan julkaista Extranetissä esimerkiksi tilaajalle, jolloin hänellä on aina viimeisin päivitetty versio heti käytettävissä.
Tietoturvallinen ja helppo dokumenttien jako
Pro3 Extranet on myös tietoturvallinen ja helppo tapa julkaista dokumentteja suoraan projektin työtilasta Extranet-käyttäjille. Dokumentit julkaistaan Extranet-käyttäjille lukuoikeuksilla ja dokumentti voi sijaita missä tahansa vaiheessa projektia. Extranetilla voidaan tarvittaessa korvata myös ulkopuolisen projektipankin käyttö.
Tietoturvallisuus huomioiden, käyttäjät eivät koskaan pääse varsinaiseen Pro3 järjestelmään, vaan kirjautuvat erilliselle Pro3 Extranet sivustolle, jossa he näkevät vain heille jaetut dokumentit.
Extranet-käyttäjien hallinta tapahtuu Pro3-järjestelmässä. Pro3 järjestelmän käyttäjä valitsee projektin sidosryhmistä haluamansa Extranet käyttäjät, joille dokumenttien lukuoikeus annetaan. Extranetin käyttäjä saa lukuoikeudet ja pääsee tarkastelemaan hänelle kohdennettuja projektin dokumentteja.
Dokumenttien lisääminen Extranet käyttäjänä
Extranetin käyttäjä voi myös itse lisätä uusia dokumentteja projektille tai esimerkiksi päivitetyn version aikaisemmin julkaistusta dokumentista. Projektipäällikölle saapuu tällöin ilmoitus uudesta dokumentista, jonka hyväksymisen myötä se siirtyy valittuun kansioon osaksi projektin dokumentaatiota.
Extranet on erittäin helppo ja nopea ottaa käyttöön. Ole yhteydessä, niin suunnitellaan yhdessä, miten yrityksessäsi voitaisiin hyödyntää Pro3 Extranettiä.
Jussi Rantala
Projektit ja palvelut
(+358) 400 200 005
jussi.rantala@derigo.fi
Derigo Oy
Ei kommentteja vielä