Tiedonhallinnalla ja projektin ohjauksella on keskeinen vaikutus projektien onnistumiseen, asiakastyytyväisyyteen ja yrityksen kannattavuuteen. Tyypillisiä tiedonhallinnan haasteita projektitoiminnassa ovat
– Käytössä useita eri prosesseja ja tapoja tehdä projekteja
– Tiedonhallinnan ja dokumentaation organisointi puutteellista tai ei toimi käytännössä
– Tiedon jakaminen ja sen ajantasaisuus
– Kehittämisen tuotoksia ja opittuja parhaita käytäntöjä ei saada hyödynnettyä riittävästi
– Teknologian mahdollisuuksia ei saada hyödynnettyä riittävästi
Yrityksessä on usein eri taustat omaavia ihmisiä ja eri aikoina mukaan tulleita liiketoimintoja. Tästä seuraa, että samanlaisia projekteja tehdään eri tavalla ja projekteilta tallentuvan tiedon laatu vaihtelee. Usein myös projektien tuloksellisuus tai kannattavuus ovat enemmän riippuvaisia henkilöistä kuin yrityksen toimintatavasta. Tämä tuo haasteita varahenkilöjärjestelyihin ja rajoittaa liiketoiminnan skaalautuvuutta.
Tiedon hallinta ja tiedon jako
Projektien aikana syntyy paljon tietoa ja dokumentaatiota, viestintää, suunnitelmia, tehtävälistoja ja päätöksiä. Kun tavat hyödyntää teknologiaa ja tallentaa tietoa vaihtelevat ja projektien tiedot ovat hajallaan eri paikoissa, tiedon tehokas hallinta vaikeutuu. Tämän lisäksi kaikki oleellinen projektitieto ei välttämättä ole selkeästi yrityksen hallussa, joka aiheuttaa myös tietoturvaongelmia.
Projektin onnistuminen edellyttää jatkuvaa tiedonjakoa. Miten voidaan varmistaa, että kaikki tarvittava tieto kulkee sujuvasti projektin eri vaiheissa organisaatiotasojen ja osapuolten kesken? Miten saada tilannekuva mitä projektilla on jo tehty ja mitä seuraavaksi tulee tehdä? Miten varmistaa ajantasainen tieto projektisalkun, ja esim. riskien tilanteesta, johtamisen ja päätöksenteon tukena?
Tiedon hyödyntäminen
Jokaisessa projektissa organisaatio saa kokemusta ja oppii. Haaste on, miten nämä opit saadaan kerättyä talteen ja hyödynnettyä seuraavissa projekteissa. Miten varmistua, että opit, sekä toimintamallin ja ohjeistuksen kehittämiseen tehty panostus, saadaan vietyä tehokkaasti käytäntöön seuraavilla projekteilla.
Teknologia kehittyy koko ajan ja tarjoaa uusia mahdollisuuksia. Miten varmistaa, että teknologia helpottaa eikä vaikeuta työskentelyä? Miten välttää lukuisat ”excel-viritykset” ja toimia niin, että tiedon tallentaminen on helppoa ja laadukasta. Tiedot tallennetaan mieluiten vain kerran, niitä hyödynnetään eri näkökulmista ja asiat raportoituvat, sen sijaan että erikseen raportoidaan.
Miten hyödyntää mobiililaitteiden mahdollisuudet tiedon keruussa ja hyödyntämisessä. Integraatiot mahdollistavat eri järjestelmien tuottaman projektitiedon yhdistämisessä ja tilannekuvan hahmottamisessa. Myös tekoälyteknologia tuo uusia mahdollisuuksia projektitiedon analysointiin.
Hässäkkää, kiirettä, viivästyksiä ja projektieroosiota
Edellä mainitut haasteet, toteutuessaan aiheuttavat projektitiimille ylimääräistä työtä ja sekaannusta. Tämä johtaa projektilla kiireeseen, virheisiin ja viivästyksiin. Sekaannukset ja virheet vaikuttavat myös negatiivisesti asiakas- ja työntekijätyytyväisyyteen ja kannattavuuteen.
Voi olla niin, että projektiin ja projekteihin liittyvä oleellinen ja kriittinen tieto ei olekaan selkeästi yrityksen hallussa vaan hajallaan. Osa on ihmisten omilla koneilla, osin verkkolevyillä ja/tai SharePoint työtiloissa tai teams kanavissa.
Dokumenttien lisäksi projekteihin liittyvät sähköpostit saattavat olla hajallaan henkilöiden sähköposteissa ja vain osin tallennettuna projektille. Tällaisessa tilanteessa kokonaisuuden hallinta, projektin tilanteen hahmottaminen, mahdollisten ongelmapaikkojen tunnistaminen jne. on haasteellista. Myös projektien ja projektisalkun johtaminen vaikeutuu ja riskit kasvavat.
Pahimmassa tapauksessa projekti viivästyy, kustannukset ylittyvät, asioita on tekemättä eikä päästä laskuttamaan. Tai, asiakkaan ilmoittamia vika- ja puutetöitä on tekemättä, jolloin ei saada maksua.
Miten ratkoa haasteita?
Tyypillisesti edellä mainittuja haasteita ratkotaan kuvaamalla yritykselle projektimalli, metodi/prosessi ja siihen liittyvä ohjeistus, tehtävälistat jne. Nämä yhdessä muodostavat projektitoiminnan toimintajärjestelmän.
Toimintajärjestelmä kertoo, miten yrityksessä projekteja pitäisi tehdä. Se sisältää prosessikuvaukset, ohjeistukset, tehtävälista ja dokumenttipohjat, jotka vaihtelevat riippuen minkä tyyppisestä tai laajuisesta projektista tai sopimustyypistä on kyse.
Yllä olevien asioiden kuvaaminen on vielä suhteellisen yksinkertaista. Kehitysprojektissa kuvataan prosessit, ohjeistukset, luomaan dokumenttipohjat jne. Projekteille luodaan vakioitu kansiorakenne, SharePoint ja/tai Teams työtila. Tämä kaikki dokumentoidaan laatu- tai toimintakäsikirjaan ja tallennetaan verkkolevylle tai intranettiin, josta se on kaikkien saavissa. Johtamiseen ja projektien ohjaamiseen sovitaan palaverikäytännöt, jotka myös dokumentoidaan ja vastuutetaan. Uudesta toimintamallista tiedotetaan, pidetään koulutuksia, tuetaan käyttäjiä jne…
Näinhän se menee, mutta…
Miten varmistua, että uusi toimintamalli oikeasti menee käytäntöön?
Miten varmistua, että oleellinen tieto tallentuu projekteille oikein ja että projekti- ja liiketoimintajohdolla on käytettävissä ajantasainen tilannekuva johtamisen ja päätöksenteon tukena?
Miten projektissa opitut asiat saadaan hyödynnettyä seuraavissa projekteissa?
Derigon Pro3 -järjestelmä on suunniteltu ratkaisemaan edellä mainittuja haasteita. Se mahdollistaa projektitoiminnan kehittämisen pala kerrallaan. Projektitiimin työskentely helpottuu ja tehostuu, projektin tiedonhallinta ja tallentuvan tiedon laatu nousee. Derigon Pro3 digitalisoi projektien tekemistä, ratkoo projektitiedonhallinnan haasteet ja tuottaa ajantasaisen yritystason ja projektijohtamisen näkymän, jolla varmistat tuotavuuden ja ennakoit riskit.
Derigo Pro3 gives you peace of mind.
Kiinnostuitko?
Ota yhteyttä,
Petri Tarjamo
Asiakkuusjohtaja
+358 50 322 7019
petri.tarjamo@derigo.fi
Ei kommentteja vielä