Tyypillisiä haasteita projektien ohjauksessa ja tiedonhallinnassa
Tiedonhallinnalla ja projektin ohjauksella on keskeinen vaikutus projektien onnistumiseen, asiakastyytyväisyyteen ja yrityksen kannattavuuteen. Tyypillisiä tiedonhallinnan haasteita projektitoiminnassa ovat:
- Käytössä useita eri prosesseja ja tapoja tehdä projekteja
- Tiedonhallinnan ja dokumentaation organisointi puutteellista tai ei toimi käytännössä
- Tiedon jakaminen ja sen ajantasaisuus
- Kehittämisen tuotoksia ja opittuja parhaita käytäntöjä ei saada hyödynnettyä tulevissa projekteissa
- Teknologian mahdollisuuksia ei saada hyödynnettyä riittävästi
Edellä mainitut haasteet, toteutuessaan aiheuttavat projektitiimille ylimääräistä työtä ja sekaannusta. Tämä johtaa alentuneeseen laatuun, alentuneeseen työntekijä- ja asiakastyytyväisyyteen sekä alentuneeseen kannattavuuteen. Jos projektiin ja projekteihin liittyvä tieto on hajallaan esimerkiksi eri ihmisten omilla koneilla, eri verkkolevyillä, SharePoint työtiloissa, Teams- tiimeissä tai kanavissa, projektin ja projektisalkun johtaminen vaikeutuu ja riskit kasvavat. Kilpailukykyä menetetään, mikäli opittuja asioita ja parhaita käytäntöjä ei pystytä hyödyntämään.
Projektitoiminnan haasteista kirjoitin laajemmin aiemmassa blogissa.
Tässä kirjoituksessa keskitytään kuvaamaan kiteytetysti Derigon Pro3 projektinhallinnan keskeiset toiminnot ja hyödyt organisaatiolle, projektitiimille ja johdolle.
Pro3 -projektinhallinta
Pro3 -järjestelmä on suunniteltu ratkaisemaan edellä mainittuja haasteita. Se mahdollistaa projektitoiminnan kehittämisen pala kerrallaan ja tuo parhaat käytännöt tulevien projektien käyttöön. Pro3 kerää projekteilta oleellisen tiedon digitaliseen ja rakenteiseen muotoon. Projektitiimien työskentely helpottuu ja tehostuu, projektien tiedonhallinta ja tallentuvan tiedon laatu nousee. Projekti- ja liiketoimintajohdolla on käytössä ajantasainen tieto projektin ja koko salkun tilanteesta. Tämä tukee tuottavuuden varmistamista ja riskien ennakointia ja hallintaa. Pro3 -järjestelmän sisältö, toiminnot, prosessit, navigaation vaihteet, ohjeet, tehtävä- ja dokumenttipohjat ilmentävät aina asiakkaan tapaa ja projektimallia tehdä, seurata ja ohjata projekteja.
Projektityötila ohjaa ja tukee projektitiimin työskentelyä
Projektityötilassa on kaikki projektitiimin tarvitsema kyseisen projektin tekemiseen liittyvä tieto helposti löydettävissä ja ylläpidettävissä. Projektityötila kokoaa ja ohjaa projektia läpi sen elinkaaren, myynnistä tai hankekehityksestä, tarjous tai suunnittelu ja laskentavaiheen kautta projektin toteutukseen tai rakentamiseen ja edelleen luovutus ja takuuvaiheeseen ja elinkaaripalveluihin. Kaikki sen mukaan, miten yritys jäsentaa liiketoimintansa ja miten se Pro3 -järjestelmään halutaan kuvata.
Yksinkertaisimmillaan Pro3 ohjaa prosessia, tehtäviä ja dokumentaatiota. Työtilaan voi tuoda myös toimintajärjestelmän ohjeistuksen, joka seuraa toimintonavigaatiota ohjeistaen jokaisen vaiheen sen mukaan, miten yritys haluaa. Alla pari esimerkkiä.
Myynti / Hankekehitys
Projektityötila ohjaa myyntivaihetta kooten asiakkaan tarpeeseen ja voittavan tarjouksen tekemiseen liittyvän tiedon ja viestinnän. Projektityötilasta löytyy halutut tarjous- ja sopimuspohjat, hinnoittelu- ja katelaskelmat, mahdollisesti hanke- ja tarjouskatselmointiin liittyvät materiaalit sen mukaan, miten yritys haluaa.
Rakennusliikkeellä vaiheen nimi on tyypillisesti hanke/projektikehitys ja sisältönä tilaajaneuvotteluihin, hankkeen suunnitteluun, tontinhankintaan, viranomaisasioihin liittyvät asiat, tehtävät, dokumentti-, sopimus- ja katelaskelmapohjat.
Projektitoimitus / Rakentaminen
Rakentamis-/toimitusvaihe sisältää rakentamisessa esimerkiksi projektin aloittamiseen liittyvät asiat, projektisuunnitelman ja muut suunnitelmat, esim. turvallisuus, työnohjaus, valvonta ja laatu, (talo)tekniikka, mahdolliset viranomaisasiat, aikataulut jne. yrityksen projektimallin mukaisesti. Jokainen dokumentti saa automaattisesti metatiedot, jotka liittävät sen liiketoimintaan, urakka/projektityyppiin, toimintoon, vaiheeseen ym. mitä metatietoja yritys projekteilta haluaa kerätä. Näitä voidaan hyödyntää hauissa ja yhteenvedoissa.
Projektin ohjaus ja johtaminen
Pro3 kokoaa projektipäällikölle ja tiimille keskeiset projektin ohjaamiseen liittyvät asiat projektin dashboardille.
Perustiedot -välilehti antavat yleiskuvan, millaisesta projektista on kyse. Se kokoaa organisaation kannalta oleelliset projektitiedot.
Raportointi -välilehti kertoo projektimallin mukaisesti seurattaviksi ja raportoitaviksi määriteltyjen asioiden, esimerkiksi tehtävien tai dokumentaation tilanteen. Mitä asioita ao. projektille on yrityksen mallin mukaisesti osoitettu, mitkä niistä on jo tehty, ja mitä seuraavaksi tulee tehdä.
Vakiona Pro3 sisältää perustiedot ja raportointi välilehdet tehtäville ja dokumenteille. Monet asiakkaat tuovat projektin dashboardille tietoa muista järjestelmistä. Tyypillisiä ovat taloustiedot, työturvallisuusmittaukset ja muut oleelliset tiedot.
Pro3:n etusivu kertoo käyttäjälle yhdellä vilkaisulla hänen käynnissä tai seurannassa olevat projektit sekä hänelle eri projekteilla osoitetut tehtävät, määräpäivän mukaisesti listattuna. Etusivulta saa nopean yleiskuvan mitä on menossa. Vastaavasti tukitoimintojen asiantuntijat saavat heille osoitetuista tehtävistä lisäksi myös sähköpostiherätteen.
Etusivulla on lisäksi linkit projektikirjastoon tai salkkuun, salkkuraportille sekä yrityksen muihin toimintaa ja projekteja tukeviin tietojärjestelmiin ja tietolähteisiin.
- Mitä minulla on menossa, mitä hankkeita, mitä tehtäviä
- Mitä uutta niissä on tapahtunut, uusia dokumentteja, päivityksiä jne.
- Minulle osoitetut tehtävät, kaikilta hankkeilta ja vaiheilta, on koottuna yhdelle listalle
- Pro3 kokoaa myös käyttäjän muokkaamat dokumentit yhdelle listalle
Projektisalkun seuranta ja johtaminen
Pro3 kokoaa jokaisesta projektista perustiedot, esim. projektin nimi, numero, liiketoiminta, projekti/urakkatyyppi, kohde/asiakas, projektin laajuus (eurot tms. kriteeri), sen mukaan miten yritys liiketoimintaansa jäsentää. Projektitietoja (metatiedot) hyödynnetään salkun muodostamisessa sekä projekteille tallennettavien tietojen, esim. dokumenttien metatietoina sekä erilaisissa yhteenvedoissa.
Salkkuraportti
Salkkuraportti kokoaa projektien tilanteen, jäsentää salkun sen mukaan, miten yritys liiketoimintaa haluaa seurata. Jaottelu voi olla liiketoiminnoittain, projekti- ja/tai sopimustyypeittäin, projektin vaiheen mukaan jne. Suodattimia hyödyntäen saadaan nopeasti eri näkymät liiketoimintojen, yksikköjen projektien ja/tai projektityyppien mukaan.
Seurattavat asiat ovat yrityksen toimintamallin ja johtamisjärjestelmän mukaisesti kombinaatio seuraavista:
- tehtävät
- dokumentit
- menettelyt (eli asiakokonaisuus, joka koostuu 1- n tehtävästä ja 1 – n dokumentista)
- päätökset (esimerkiksi päätös tarjota, sopimuskatselmointi, projektin aloitus tai
hankesuunnitelman hyväksyminen, kustannusarvion hyväksyminen jne.)
Pro3 kokoaa projektien tilanteen päätöksenteon, projektin tilanteen tehtävien ja dokumentaation näkökulmasta. Kun tähän yhdistetään muiden järjestelmien, kuten toiminnanohjauksen tuottama tieto tuotoista ja kustannuksista suhteessa budjettiin ja tavoitteisiin, on johdolla käytössä ajantasainen tilannekuva johtamisen ja päätöksenteon tueksi.
Pro3:n hyödyt organisaatiolle
Pro3:n keskeiset hyödyt asiakkaittemme mielestä ovat:
(lähde: Derigon asiakaskysely johdolle ja käyttäjille 2023)
Projektiorganisaatio – sujuvampi arki ja ajan säästö
- Projektin tekemiseen tarvittava tieto, ohjeet, dokumentaatio ovat helposti saatavilla
- Projektin tilanne ja mitä muut ovat samassa projektissa jo tehneet, on koko ajan selvillä
- Laatu on osa päivittäistä tekemistä eikä auditointien yhteydessä jälkikäteen tehtävää paikkausta
Operatiivinen johto – helpottaa johtamista
- Projektisalkku on paremmin hallussa
- Tiedetään mitä projekteissa tapahtuu ja missä vaiheessa ne ovat
- Henkilöiden siirtymiset projektien välillä ja perehdytys on helpompaa
- Projektien riskit ovat paremmin hallinnassa
- Pro3:n seurantanäkymät toimivat johtamisen tukena
Ylin johto – ajantasainen tilannekuva projektitoimintaan
- Nopea yleiskuva projektiliiketoiminnan tilanteesta
- Liikennevaloseuranta keskeisistä päätös/seurattavista kohdista
- Sisäisen viestinnän ja johtamisen väline ja strategian kautta määritetyn toimintatavan vienti käytäntöön
Pro3 tuottaa nopeasti konkreettisia hyötyjä
Pro3 on ennakoitava ja turvallinen investointi. Käyttöönottoprojekti on nopea ja kiinteähintainen ja palvelumaksut määräytyvät järjestelmän laajuuden ja käyttäjämäärän mukaan. Palvelumaksut skaalautuvat, aluksi voidaan toimia pienemmällä tiimillä ja laajentaa liiketoimintatarpeen mukaisesti.
Derigolla on pitkä kokemus projektinhallinnasta ja käyttöönottoprojekteista. Käyttöönotto fokusoituu asiakkaan liiketoimintaan ja tapaan tehdä projekteja. Nopea käyttöönotto tuo nopeasti hyötyjä – projektitiimi säästää aikaa, projektien kriittiset tiedot ovat yhdessä paikassa ja projektien ohjaamiseen ja johtamiseen liittyvä tieto on ajantasaisesti saatavilla. Pro3 on myös oiva työkalu halutun toimintamuutoksen läpiviennissä ja uusien henkilöiden kouluttamisessa. Pro3 on käytettävissä sekä tietokoneelta, että myös mobiilioptimoitu käyttöliittymä, joka skaalautuu mobiililaitteille (Android ja iOS).
Käyttöönoton myötä asiakkaan pääkäyttäjille tulee osaaminen ylläpitää ja kehittää toimintamallia ja sisältöä Pro3:n pääkäyttäjätyökaluilla. Asiakas kykenee itse ylläpitämään sisältöä, kuvata uusia prosesseja ja niille sisältöä. Järjestelmässä voi ohjata myyntiprojekteja, asiakasprojekteja, ylläpitopalveluita sekä sisäisiä kehitysprojekteja.
Käyttöoikeudet voidaan rajata asiakkaan käyttäjäryhmien mukaisesti, myös Azure AD integraation kautta. Järjestelmässä voi olla myös useampia liiketoimintoja.
Käyttäjälisenssien näkökulmasta, käyttäjämäärät lasketaan kaikista yritykset yhteen ja hinnoittelu vastaavan portaan mukaisesti. Jos emoyhtiönne kiinnostuu, Pro3:n saa myös eri kieliversioina.
Kuinka tämä käytännössä toteutetaan? Miten voin ottaa Pro3 -järjestelmän käyttöön? Näihin kysymyksiin vastaan seuraavassa blogitekstissä.
Derigo Pro3 gives you peace of mind.
Kiinnostuitko?
Ota yhteyttä,
Petri Tarjamo
Asiakkuusjohtaja
+358 50 322 7019
petri.tarjamo@derigo.fi
Ei kommentteja vielä